1. Kto spracúva vaše údaje

Prevádzkovateľom klientského portálu je POST consulting. V otázkach ochrany osobných údajov nás môžete kontaktovať na [email protected].

Pri údajoch, ktoré spracúvame priamo na účely vedenia klientského účtu, komunikácie, fakturácie, zabezpečenia portálu a poskytovania vlastných služieb, vystupujeme ako prevádzkovateľ. Pri účtovných, mzdových, HR alebo iných dokumentoch, ktoré spracúvame podľa pokynov klienta, môžeme vystupovať ako sprostredkovateľ; konkrétne postavenie a rozsah spracúvania vyplývajú zo zmluvného vzťahu s klientom.

2. Aké údaje môžeme spracúvať

• identifikačné a kontaktné údaje klienta, jeho konateľov, zamestnancov alebo poverených používateľov,
• prihlasovacie a technické údaje potrebné na prístup do portálu a jeho zabezpečenie,
• účtovné, daňové, mzdové, personálne a zmluvné údaje, ak sú súčasťou poskytovaných služieb,
• údaje o dokumentoch, platbách, faktúrach, daňových priznaniach a ďalších výstupoch zobrazovaných v portáli,
• technické záznamy o používaní portálu, bezpečnostné udalosti a údaje nevyhnutné na diagnostiku chýb.

3. Na aké účely a na akom právnom základe

Údaje spracúvame najmä na plnenie zmluvy a poskytovanie dohodnutých služieb, na splnenie zákonných povinností v oblasti účtovníctva, daní a súvisiacej administratívy a na základe nášho oprávneného záujmu chrániť portál, predchádzať zneužitiu, viesť nevyhnutné prevádzkové záznamy a zlepšovať kvalitu služby. Ak by bol pre konkrétne spracúvanie potrebný súhlas, vyžiadame si ho osobitne; súhlas nie je používaný ako náhrada iného vhodného právneho základu.

4. Dokumenty a citlivý obsah

Portál môže obsahovať dokumenty s osobnými údajmi tretích osôb. Prístup k nim je určený iba oprávneným používateľom príslušného klienta a osobám, ktoré ich potrebujú na plnenie pracovných alebo zmluvných úloh. Používateľ nesmie sprístupniť svoje prihlasovacie údaje ďalším osobám.

5. Technológie, hosting a dodávatelia

Na prevádzku portálu môžeme využívať externých poskytovateľov technickej infraštruktúry, databáz, hostingu, e-mailových alebo bezpečnostných služieb. Aktuálna verzia portálu využíva databázovú infraštruktúru Supabase. Títo poskytovatelia smú spracúvať údaje iba v rozsahu potrebnom na poskytovanie príslušnej služby a pri zmluvnom a bezpečnostnom nastavení primeranom charakteru spracúvania.

Ak by pri využití dodávateľa dochádzalo k prenosu osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, prenos sa uskutoční iba pri existencii právneho mechanizmu podľa GDPR, napríklad rozhodnutia o primeranosti alebo štandardných zmluvných doložiek, spolu s primeranými doplnkovými opatreniami, ak sú potrebné.

6. Prihlásenie, relácia a cookies

Portál môže používať technické úložiská pre zachovanie aktívnej relácie a správne fungovanie používateľského rozhrania. Aktuálna verzia používa session storage na uchovanie identifikátora aktuálneho klienta počas relácie. Nejde o marketingové profilovanie. Ak budú v budúcnosti nasadené nepovinné analytické alebo marketingové cookies, budú spravované oddelene a tam, kde to zákon vyžaduje, až po vašom výbere.

7. AI funkcie: Pandora a POST Insight

AI funkcie sú samostatnou prémiovou vrstvou. Pokiaľ nie sú aktivované pre konkrétneho klienta, údaje z portálu sa na ich účely nepoužívajú len preto, že sa ich prvky zobrazujú v rozhraní. Pred aktiváciou produkčného AI spracúvania sa určí rozsah vstupných údajov, poskytovatelia, retenčné pravidlá a príslušné zmluvné a bezpečnostné opatrenia.

Ak AI vytvorí odporúčanie alebo sumarizáciu, ide o podporný výstup. Rozhodnutia s právnym, daňovým, pracovnoprávnym alebo obdobne významným účinkom nepovažujeme za plne automatizované rozhodovanie bez primeranej ľudskej kontroly.

8. Ako dlho údaje uchovávame

Osobné údaje uchovávame len počas obdobia potrebného na daný účel. Zmluvné a prevádzkové údaje spravidla počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas lehôt potrebných na uplatnenie alebo obranu právnych nárokov. Účtovné, daňové a iné zákonom regulované dokumenty uchovávame počas lehôt vyžadovaných príslušnými právnymi predpismi. Po uplynutí príslušnej lehoty údaje bezpečne vymažeme alebo anonymizujeme, pokiaľ neexistuje iný zákonný dôvod na ich ďalšie uchovanie.

9. Bezpečnosť

Používame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu dôvernosti, integrity a dostupnosti údajov, najmä riadenie prístupových oprávnení, oddelenie klientskych dát, šifrovaný prenos, kontrolu prístupov a primerané zálohovanie a monitoring. Žiadny informačný systém však nemožno označiť za absolútne bezrizikový; bezpečnostné opatrenia preto priebežne prehodnocujeme podľa rizika a vývoja technológií.

10. Komu môžu byť údaje sprístupnené

Údaje sprístupňujeme iba osobám, ktoré ich potrebujú na poskytovanie služby, našim oprávneným spolupracovníkom a zmluvným technickým dodávateľom, prípadne orgánom verejnej moci, ak nám takú povinnosť ukladá zákon. Osobné údaje nepredávame.

11. Vaše práva

Za podmienok stanovených GDPR máte právo požadovať prístup k osobným údajom, ich opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania, namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a v relevantných prípadoch právo na prenosnosť údajov. Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania.

Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je na Slovensku Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

12. Žiadosti a overenie totožnosti

Žiadosť môžete poslať na [email protected]. Pred vybavením žiadosti môžeme primerane overiť totožnosť žiadateľa, aby sme zabránili sprístupneniu údajov neoprávnenej osobe. Na žiadosť odpovieme v lehotách vyžadovaných GDPR.

13. Zmeny týchto informácií

Tieto informácie môžeme aktualizovať pri zmene portálu, používaných technológií, dodávateľov alebo právnych požiadaviek. Aktuálna verzia bude vždy dostupná v klientskom portáli a bude označená dátumom účinnosti.